Job Desk Sekretaris Organisasi

Job Desk Sekretaris Organisasi - Dalam dunia kerja apalagi dunia komunitas biasanya dalam struktur organisasi, ada yang namanya pengurus harian dan pengurus pada setiap divisi. Masing-masing jenis kepengurusan tersebut pasti memiliki fungsinya sendiri sendiri. Namun yang paling penting dalam sebuah organisasi ialah pada pengurus harian.

Adanya pengurus harian itu sendiri terdiri dari ketua, wakil ketua, sekretaris, dan bendahara. Semua pengurus harian tersebut dibantu oleh seksi seksi atau divisi. Nah dalam artikel kali ini akan dibahas mengenai apa saja sih tugas, peran dan fungsi dari sekretaris dengan jelas dan padat.

Pengertian Dasar Sekretaris

Sebelum masuk dalam dunia tugas, kalian harus tau terlebih dahulu pengertian dari sekretaris itu sendiri. Mungkin banyak diantara kalian semua masih ada yang bingung, padahal kalian sudah menjadi seorang sekretaris. Namun belum mengerti secara pasti apa itu sekretaris, tugas, peran dan fungsinya dalam organisasi.

Sekretaris merupakan seorang yang membantu tugas pemimpin dalam organisasi. Lebih luasnya, kata sekretaris itu sendiri berasal dari akar kata “secretum” yang artinya rahasia. Jadi bisa dibilang, sekretaris memiliki tugas yang mengatur segala rahasia organisasi, entah itu berbentuk file, dokumen atau yang lainnya guna membantu ketua dalam menggerakan perputaran roda organisasi.

Tugas Sekretaris Organisasi

Fungsi dan Tugas Sekretaris Organisasi

Sebenarnya nanti tugas dari seorang sekretaris itu tidak sangat jauh berbeda dengan peran seorang sekretaris (yaitu sebagai urusan administratif). Namun sekretaris di setiap organisasi memiliki tugasnya masing masing, sesuai dengan organisasinya. Akan tetapi secara garis besar, tugas utama dari seorang sekretaris ada 3 secara garis besar.

1. Merekam, Menerima dan Mengarsipkan Dokumen

Seorang sekretaris memiliki tugas pokok yaitu menerima dokumen yang datang dari luar, kemudian merekamnya, memberikannya kepada ketua atau divisi yang terkait. Selain itu, dalam merekam surat yang datang, sekretaris harus bisa mengarsipkan pula dokumen yang datang tersebut.

Di sisi lain yaitu, seorang sekretaris juga harus bisa membuat surat yang ditujukan untuk organisasi lain, institusi, dan lain sebagainnya entah itu dalam bentuk proposal, surat undangan, surat permintaan dan sejenisnya entah itu dalam bentuk formal maupun non formal. Jadi bisa dibilang, seorang sekretaris memiliki peran dan fungsi sebagai komunikator antar organisasi.

2. Mengkoneksi Antara Ketua dengan Orang Orang yang Ada di Dalam Maupun Luar Organisasinya

Jadi, seorang sekretaris harus bisa menyampaikan pesan atau kebijakan dari seorang ketua di organisasinya. Baik pesan itu nanti ditujukan untuk organisasi lain, institusi lain, orang orang atau bahkan di keanggotaannya sendiri. Jadi bisa dibilang, sekretaris memiliki fungsi untuk menjembatani mereka semua dalam berkomunikasi dengan ketua.

Kemudian apa tidak bisa jika ketua langsung yang menyampaikannya? Tentu saja bisa dong, namun inilah fungsi dari sekretaris, yaitu sebagai pembantu ketua dalam berkomunikasi. Jadi ketua tidak perlu repot repot, karena sudah dibantu oleh adanya sekretaris.

Dengan berkembangnya jaman sekarang, ketua bisa menyampaikannya langsung lewat pesan singkat di media sosial, apakah ini akan menggeser peran dari sekretaris? Jawabannya tidak, karena nantinya sekretaris juga akan dibutuhkan dalam menyampaikan informasi yang bersifat formal kepada seluruh penerimanya, entah itu dari dalam maupun luar organisasinya.

3. Membantu dan Meringankan Kerja Ketua

Adapun banyak sekali kerjaan pimpinan atau ketua yang bisa dibantu oleh sekretaris. Semisal saja dalam menyusun agenda kerja. Seorang sekretaris harus bisa mengatur waktu atau jadwal untuk keperluan pemimpinnya. Sebagai contoh dalam mengatur rapat, pertemuan antar ketua dengan organisasi lain, sidang, dan lain sebagainnya.

Sebenarnya ini juga termasuk bisa dilakukan oleh ketuanya sendiri, namun seorang sekretaris harus bisa membantu dengan mengatur jadwal pertemuan. Hal ini dikarenakan, ia berfungsi sebagai jembatan antara ketua dengan anggota, ketua dengan organisasi lain atau ketua dengan ketua yang lainnya.

Bukan hanya itu saja gaisss, terkadang sekretaris juga dimintai tolong untuk membuat naskah pidato, mencari informasi, menyiapkan rencana kerja, menyusun poin poin penting untuk rapat nanti, dan lain sebagainnya.

Mungkin saja diantara kalian ada yang bertanya, kenapa tidak wakil saja yang menjadi pembantu ketua? kok malah sekretaris? Nah jadi begini, sekretaris memegang peranan penting dalam organisasi. Ia memiliki fungsi sebagai jembatan antar ketua dengan yang lainnya. Bahkan bisa dikatakan, sekretaris itu memiliki pengetahuan lebih tentang organisasinya ketimbang ketua itu sendiri.

Jadi, di atas merupakan tugas tugas dari sekretaris. Nantinya tugas tugas ini akan memiliki turunan yang menjadi Peran dan Fungsi dari sekretaris itu sendiri. Walaupun di sini hanya dipaparkan 3 saja, namun semuanya sudah terangkum secara apik di ketiga poin tersebut.

Peran  Pokok dan Tujuan Sekretaris Organisasi

Sekretaris memiliki peran yang sangat krusial bagi kelangsungan hidup organisasi. Tak heran jika kebanyakan sekretaris dipilih karena kepiawaiannya dalam menjalankan tugas, kehandalan dalam surat menyurat, komunikatif, dan dapat dipercaya.

Sekretaris itu sendiri memiliki peran di dalam organisainya. Berikut ini adalah peran peran dari sekretaris untuk organisasinya.

• Sebagai jembatan penghubung antara anggota dengan pemimpin
• Sebagai sumber informasi
• Dapat mendukung kebijakan pemimpin melalui segi administratif
• Menjadi penghubung antara pemimpin dengan orang lain, organisasi lain atau dengan anggotanya sendiri. Entah itu melalui surat formal maupun non formal
• Bertindak sebagai perpanjangan dari kepemimpinan ketua
• Menjadi motivator, pengawas dan kebijakan tentang kinerja anggota
• Menjadi pemimpin “Dadakan” di saat saat tertentu
• Melakukan pengarsipan, pengingat dan perekam kegiatan organisasi

Peran pokok sekretaris juga sama seperti tujuan sekretaris. Jikalau tugas sekretaris bisa dipahami dengan betul, maka peran dari seorang sekretaris pun juga akan berjalan dengan baik. Begitu pula dengan tujuan sekretaris akan tercapai dengan maksimal. Sehingga nantinya kesuksesan dalam menggerakan roda organisasi akan berjalan maksimal.

Fungsi Sekretaris Organisasi

Sekretaris juga memiliki fungsi utama yaitu sebagai orang yang menyediakan layanan administratif yang bertujuan untuk menyokong organisasi. Seperti yang dijelaskan di awal tadi, tugas sekretaris organisasi yaitu sebagai komunikator atau jembatan antar organisasi atau ketua dengan anggotanya.

Fungsi sekretaris juga merangkep tugas dari seorang humas, bendahara, akuntansi, pembantu ketua dan lain lain. Sekretaris juga memiliki fungsi untuk membantu memastikan kelancaran kegiatan organisasi, dan memegang tanggung jawab atas segala kegiatan yang ada di kantor. Maka dari itu, memang susah untuk menjadi sekretaris yang baik dan benar.

Kesimpulan

Dari penjelasan yang saya uraikan di atas, dapat disimpulkan bahwasanya sekretaris bertugas dalam urusan administratif organisasi yang bersifat rahasia dan sebagai penghubung antar orang orang yang ada di dalam organisasi tersebut atau dengan orang yang ada di luarnya. Kunci dari sebuah organisasi agar bisa dikenal oleh khalayak umum dan bisa berjalan dengan sebagaimana mestinya, yaitu terletak pada tugas, peran dan fungsi dari seorang sekretaris.

Tujuan sekretaris akan bisa dicapai ketika sekretaris sudah mampu menjalankan tugasnya sebagai seorang administrator organisasi. Selain itu, sekretaris juga bertugas dalam mengawasi seluruh kinerja anggota atau penanggung jawab di setiap seksi atau divisi. Gak heran jika kebanyakan sekretaris itu harus memiliki jiwa cekatan dalam staff organisasi.